4.10.2022 – E-Mails zu verfassen und zu verschicken, gehört zum beruflichen Alltag. Dennoch sind viele davon nicht optimal gestaltet und verfehlen ihren Zweck. Eine klare Struktur und die Einhaltung von Formalien helfen dabei, erfolgreich per E-Mail zu kommunizieren.
Sie bekommen zig E-Mails am Tag. Wahrscheinlich merken Sie, dass Sie auf bestimmte Mails stärker reagieren – oft ist das ein klarer Betreff, eine übersichtliche Struktur oder eine persönliche Formulierung. Am besten alles drei zusammen. Da hat sich jemand Mühe gegeben. Genauso sollten Sie Ihre E-Mails ebenfalls formulieren.
Der Betreff ist Ihre Kernbotschaft
Formulieren Sie im Betreff den Kern Ihrer Mail so klar wie möglich: „Dringende Bitte um einen Telefontermin“. Oder: „Angebot für eine Ausbildungsversicherung Ihrer Enkel“.
Wenn E-Mails öfter hin und her gehen, sammeln sich nicht nur diverse Abkürzungen in der Betreffzeile. Das Thema ändert sich auch. Formulieren Sie die Betreffzeile entsprechend um.
Wenn Sie Ihren Mailpartner gut (!) kennen, können Sie Ihre Nachricht auch direkt in die Betreffzeile schreiben: „Können wir morgen, Dienstag, um 16 Uhr telefonieren?“
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Achten Sie auf Formalien
Verstehen Sie die E-Mail wie einen Geschäftsbrief. Er benötigt eine Anrede, eine Struktur mit Absätzen und Leerzeilen sowie einen Gruß plus der Signatur.
Inzwischen ist ein „Hallo“ typisch für die etwas legerere Mail-Kommunikation. Dagegen wirkt das formelle „Sehr geehrte…“ eher steif, kann beim Erstkontakt jedoch in Ordnung sein. Oder wenn Sie die Distanz betonen möchten – etwa, wenn Sie mit dem Mailpartner einen Konflikt thematisieren.
Eine persönlichere Variation ist, die E-Mail mit einem „Guten Morgen …“ oder „Guten Tag Frau…“ zu beginnen.
Übersichtliche Struktur
Gestalten Sie die E-Mail übersichtlich mit Absätzen und Leerzeilen. Das hilft Ihnen, Ihr Anliegen zu durchdenken. Und es hilft Ihrem Mailpartner, Sie zu verstehen. Also: Schreiben Sie, um was es geht. Leerzeile. Formulieren Sie Ihren Vorschlag. Leerzeile. Bitten Sie um eine Reaktion. Leerzeile.
Fassen Sie sich so kurz wie möglich. Was auf einem PC-Bildschirm gut zu lesen ist, kann auf einem kleineren Smartphone-Display ein mühsames Hin-und-her-Scrollen werden.
Schlussformel
Dem Adressaten am Schluss „Viele Grüße“ zu schicken, ist üblich geworden. Ist die Person vertrauter, gehen selbstverständlich „Herzliche Grüße“ oder, wenn Sie es eilig haben, „VG Walter“.
Formeller und distanzierter ist natürlich „Mit freundlichen Grüßen“. Sehr persönlich ist die Formulierung „Viele Grüße nach Buxtehude“ – Sie nehmen Bezug auf den Wohnort Ihres Gesprächspartners.
Kürzlich habe ich eine E-Mail bekommen mit eingescannter Unterschrift sowie einem Porträtfoto des Absenders. Die gesamte Signatur war professionell gestaltet – das hat einen kleinen Wow-Effekt ausgelöst. Da gibt sich jemand Mühe und drückt seine Wertschätzung aus. Das macht Leser aufmerksamer.
Wie Sie in E-Mails Wertschätzung für Kunden ausdrücken - VersicherungsJournal Deutschland
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